Есть люди, которым не сидится на одном месте и которым становится скучно, если они долго занимаются одним и тем же. Они обычно любят заниматься сразу целой кучей дел и постоянно вовлечены в круговорот множества событий. Я сам, наверное, отношусь к таким людям. В результате я постоянно вовлечен сразу в в некоторое количество вещей (которые я для себя называю проектами – консалтинговая закалка, видимо, уже не вытравится).

По этим проектам мне приходится работать с моими партнерами и коллегами в ситуации, когда не получается встретиться лично чаще чем раз в пару недель; а зачастую они вообще находятся на разных континентах. Становится очень непросто использовать все «правильные» методики управления проектами – планировать задачи, четко распределять ответственность, отслеживать текущее состояние дел. Привычные мне инструменты (MS Excel для небольших проектов и MS Project для сложных и длинных проектов) становятся неудобными, объем email-ов, факсов и звонков постепенно становится неуправляемым, виртуальные участники команды начинают идти кто в лес кто по дрова, реальная работа встает...

После определенных исследований, проб и ошибок я нашел достаточно удобным для управления небольшими географически распределенными проектами (5-10 чел, 3-6 месяцев) веб-приложение www.eproject.com. У этого инструмента есть две версии – бесплатная, (Project Express) и платная (Project Enterprise). Я буду в основном рассказывать о бесплатной версии.

Основные концепции системы таковы: 1. В проекте определяется произвольное количество участников. Важно, чтобы у каждого был доступ к интернету и адрес электронной почты. Участников можно разбить на группы в целях определения доступа и использования функций сразу для целой группы. Один из участников определяется как менеджер проекта, он имеет права по администрированию системы и собственно занимается планированием задач и распределением отвественности.

2. Определяется один или ряд проектов, над которыми работают участники команды. Я нашел удобным использовать это также для отдельных фаз в рамках одного проекта.

3. Ключевым компонентом системы являются «задачи» - Tasks. Менеджер проекта определяет ряд параметров задачи, в том числе назначает ответственного и определяет требуемую дату завершения. Удобно, что при назначении задачи система может автоматически послать ответственному участнику мэйл с описанием задачи, а после того, как задача выполнена и помечена как завершенная, система посылает менеджеру проекта уведомление об этом.

4. Вторым по важности компонентом является календарь (Calendar). В нем отображаются задачи в соответствии с запланированными сроками завершения, а также можно планировать т.н. события (events). События можно определять отдельно для определенных участников или групп, система автоматически рассылает оповещения.

5. Следующий компонент – хранилище документов (Documents). Здесь можно определить произвольную иерархическую структуру каталогов и размещать в нее документы. К документам можно разграничивать доступ. Бесплатного места выделяется порядка 50 мегабайт.

6. Отдельная вещь – нечто вроде доски объявлений (Messages). На ней можно размещать текстовые сообщения; я, например, нашел ее удобной для помещения всеми членами команды периодических отчетов по проведенной работе (status-reports). Здесь, как и везде, можно определять доступ к сообщениям на уровне участников или групп. Одним из недостатков этой доски объявлений я считаю невозможность помещения ответов на сообщения, т.е. создания thread-ов.

7. Наконец, компонент под названием Директория (Directory) содержит список всех членов команды и их контактную информацию, так что если вы будете ее вовремя обновлять, вам не нужно будет связываться со всеми и предупреждать о том, что следующие две недели вы будете на Гавайях и будете доступны только по спутниковому телефону. Обновили, собрали чемоданы и махнули на Гавайии. Не забудьте лаптоп и, собственно, спутниковый телефон. Работа не волк, от нее не убежишь. После того, как все компоненты системы настроены, начинается реальная работа. Для конкретного участника проекта это означает, что он ежедневно заходит на сайт для просмотра назначенных ему задач и касающихся его событий в календаре, помечает выполнение задач, читает сообщения от других участников и помещает свои сообщения, помещает необходимые для работы с другими людьми документы на сайт и скачивает документы, над которыми ему надо поработать.

Интерфейс достаточно простой, так что разобраться в нем легко. Сам сайт и использованные в нем технологии работают достаточно шустро, и для работы вполне хватает дайл-ап соединения 28.8. Приятно, что можно использовать во всех полях русский язык, и это не вызывает непонимания системы, неправильной перекодировки или какого-нибудь General Protection Fault-а.

Версия системы EnterPrise, конечно, гораздо круче. Это уже серьезный инструментарий для проекта практически любой сложности и продолжительности. Но за деньги... Перечислю ряд интересных отличий этой версии: . Задачи – приоритеты задач, возможность ведения процента выполнения задачи, назначение задачи более чем одному человеку, цветовая индикация прогноза выполнения – желтый, красный, зеленый. Графическое представление плана работ (timeline view) · Нормальные дискуссии · Опросы (Polls) · Управление версиями документов · Интеграция (синхронизация данных) с Palm пилотом и MS Outlook, импорт/экспорт данных из MS Project. · Система управления проблемами (Problem tracker) · Отчеты, дающие мгновенное понимание критических моментов проекта (exception reports) Систем для работы виртуальных групп становится все больше и больше. Если вы серьезно будете рассматривать использование веб-приложения для организации совместной работы группы людей, советую обязательно посмотреть на несколько систем, чтобы подобрать наиболее подходящую для вас. По вот этим адресам вы можете найти неплохие списки ресурсов для виртуальной работы групп: www.publicus.net/oc/ www.coworking.com/html/offices.html

Не забудьте, что любой такой инструмент заработает только в том случае, если все участники проекта будут верить в него и четко следовать всем необходимым процедурам. Реальных вам успехов во всех виртуальных проектах!